登記に必要な主な書類を解説します。

申請する会社の商号、本店所在地や、登記する内容、添付書類について記載します。登記申請をするための基本的な書類です。

会社の根本となる規定が記載されている書類で、会社設立の登記を申請する場合に必要となります。会社が株式会社の場合は、公証人の認証も必要です。

株主総会や取締役会の決議内容を証する書面です。決議によって効力が発生する内容を登記する際に必要な書類となります。

取締役、代表取締役、監査役など、役員に選出された者が、就任を承諾したことを証する書面です。会社設立や、役員変更の登記を申請する場合に必要となります。

設立時の資本金や募集株式の発行の際、金銭の払込があったことを証明する書類です。これまでは、金融機関発行の保管証明書でなければなりませんでしたが、 新会社法では、代表者が作成した払込みの事実を証明する書面に、払込みがされている預金通帳の写し等を合わせて綴じたものが利用できるようになりました。 もちろん、これまで通り、保管証明書を利用することも可能です。

各書類に押印されている印鑑が、本人もしくは会社のものであることを確認するため、添付します。 たとえば、会社を設立したときや代表者が代わった時に、市区町村発行の新代表者の個人としての印鑑証明書を添付するケースがあります。
これにより、法務局が登記や就任意思を確認することができるのです。なお、有効期限は発行後３ヶ月以内となっています。　

会社分割や減資をする場合、債権者保護のため、その内容と一定期間内に異議を述べるべき旨官報に掲載し、かつ判明している債権者に個別に通知しなければなりません。 これらの債権者保護手続をしたことを証明するために、申請書には、当該内容を掲載した官報と、債権者に対する催告書面、債権者名簿などを添付することがあります。

登記申請とそれに関連する業務について、司法書士と委任契約したことを証する書面です。これにより、司法書士が申請代理人として登記申請を行うことができます。

個人の印鑑登録と同じように、会社の場合も実印を作成して、法務局に登録します。法務局としては、 登記申請書に登録印が押されていると、権限がある者からの登記申請が行われていると判断することができるのです。
会社設立時に、会社の代表者が会社代表印として登録します。また、会社の代表取締役が変更になった場合や、本店移転により登録先である法務局の管轄外に移ったときなどは再度登録をする必要があります。